Tout au long de la vie, la plupart des gens seront tenus d'écrire des lettres officielles pour différentes occasions. Le format accepté d'une lettre formelle, parfois appelée lettre commerciale, est précis et doit être suivi pour être pris au sérieux.
Comment utiliser le modèle de lettre formelle
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Pour utiliser le modèle de lettre, cliquez sur l'image. À ce stade, vous pouvez soit le télécharger sur votre ordinateur pour l'utiliser plus tard, soit le modifier en fonction de vos besoins, puis l'enregistrer et le télécharger. Pour télécharger la lettre, cliquez sur l'image et elle s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Cliquez ensuite sur l'icône de téléchargement pour l'enregistrer sur votre ordinateur.
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Pour modifier la lettre avant de télécharger :
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- Modifiez le texte au besoin.
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Comment écrire une lettre formelle
Savoir quoi écrire et comment rédiger une lettre formelle est sans aucun doute une compétence que vous utiliserez à plusieurs reprises tout au long de votre vie professionnelle. Suivre le bon format est aussi important que ce que vous écrivez réellement lorsqu'il s'agit de lettres formelles.
Étape 1 : Recueillir des informations
Pour rédiger votre lettre, vous aurez besoin d'informations sur vous-même et sur la personne à qui vous écrivez. Vous devrez inclure votre adresse et toute information vous concernant qui prend en charge l'objet de la lettre.
Les informations dont vous avez besoin sur le destinataire de votre lettre comprennent :
- Nom et prénom
- Titre (Dr., Révérend, Mme)
- Nom de l'entreprise ou de l'organisation
- Adresse postale
Lors de l'envoi d'une lettre formelle, il est recommandé de l'adresser à une personne en particulier. Si vous ne savez pas à qui adresser votre lettre, vous pouvez consulter le site Web de l'entreprise ou les appeler directement. Lorsque vous ne connaissez pas le titre de la personne ou lorsque vous ne savez pas si c'est un homme ou une femme, vous pouvez simplement utiliser le nom complet de la personne seul.
Conservez toutes ces informations dans un seul endroit où vous pourrez les trouver facilement lors de la rédaction de votre lettre. Cela facilitera le processus de rédaction de la lettre.
Étape 2 : Formatage
Il existe un format standard généralement accepté pour les lettres officielles. Tenez-vous en à ce format et vous donnerez l'impression de respecter la formalité de la situation et d'avoir fait l'effort de rechercher le formatage. le Laboratoire d'écriture en ligne Purdue propose des lignes directrices spécifiques pour la mise en forme d'une lettre formelle :
- police de 12 points
- Police Times New Roman
- Interligne simple
- Marges de 1,5 pouces
- Format de bloc
- Alignement à gauche
- Dates écrites comme dans cet exemple : 14 mars 1999 (avec le mois en toutes lettres et l'année contenant quatre chiffres)
Étape 3 : Cap
La rubrique comprend votre adresse et la date; vous ne mettez pas votre nom dans l'en-tête. Il est acceptable d'inclure votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone dans l'en-tête, mais ce n'est pas obligatoire. L'en-tête va dans le coin supérieur gauche du document dans un format de bloc, ce qui signifie que chaque ligne commence directement en dessous de la dernière.
Si vous incluez une adresse e-mail, assurez-vous qu'elle est professionnelle. Une adresse e-mail telle que catsRcute@wahoo.com semblera immature et non professionnelle. Dans la mesure du possible, créez une adresse e-mail qui utilise uniquement votre prénom et votre nom. La même norme vaut pour l'inclusion d'un numéro de téléphone. N'incluez qu'un numéro où vous pouvez être facilement joint ou où il est possible de laisser un message pour vous.
Étape 4 : Adresse interne
L'adresse interne comprend le nom et l'adresse de la personne à qui vous écrivez. Dictionnaires d'Oxford partage que cette section de votre lettre doit commencer quatre lignes sous le titre. Commencez par le titre et le nom complet du destinataire. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, vous pouvez utiliser son titre seul, mais il est préférable d'adresser la lettre à une personne en particulier. Sous le nom, vous écrivez l'adresse avec tous les mots écrits. Par exemple, vous devez utiliser « Street » et non l'abréviation « st ».
Étape 5 : Salutation
La salutation est essentiellement une salutation, comme lorsque vous rencontrez quelqu'un en personne et que vous lui dites « Bonjour ». Cette section doit commencer deux lignes en dessous de l'adresse interne. La salutation formelle la plus couramment utilisée, selon écrivez , est 'Cher'. Vous devez ensuite inclure le titre et le nom du destinataire suivis de deux points. Par exemple, vous pourriez dire « Cher M. Jones : »
Étape 6 : Corps
Le corps d'une lettre est votre message réel. Dans une lettre formelle, vous pouvez avoir entre un et trois paragraphes dans le corps en fonction de votre objectif.
- Premier paragraphe - présentez-vous et votre objectif d'écriture
- Deuxième paragraphe - fournissez de brèves informations à l'appui de votre objectif
- Troisième paragraphe - remerciez le destinataire pour son temps et faites référence à tout matériel supplémentaire fourni
Le corps de la lettre doit être placé deux lignes en dessous de la salutation, donc vous sauteriez une ligne entre eux.
Étape 7 : Clôture
La fermeture est la façon dont vous dites au revoir dans une lettre. Sautez une ligne après le corps, puis écrivez votre conclusion. Après votrephrase de clôturevous voulez laisser plusieurs lignes en dessous, puis tapez votre nom complet. L'espace que vous laissez sera l'endroit où vous signerez physiquement la lettre. Les clôtures officielles acceptables comprennent :
- Meilleures salutations
- Sincèrement
- Meilleurs vœux
Assurez-vous toujours de suivre votre fermeture avec une virgule.
Étape 8 : Édition
Il est très important de vérifier le format, l'orthographe et la grammaire d'une lettre formelle avant de l'envoyer. Ce genre d'attention aux détails montre votre éthique de travail et votre capacité de suivi. Vous pouvez utiliser l'option de vérification orthographique sur votre ordinateur comme point de départ. Une fois que vous avez fait cela, c'est une bonne idée de demander à quelqu'un d'autre d'examiner le document. Vous devriez ensuite vérifier la lettre vous-même une fois de plus avant de la terminer. Lors de l'édition, vous et le réviseur que vous avez choisi devez rechercher les éléments suivants :
- Orthographe correcte et utilisation des mots
- Corriger les ponctuations
- Espacement et police
- Utilisation d'une grammaire correcte
- Ton de la lettre - doit être chaleureux, respectueux et professionnel
- Sans mots d'argot ni contractions
- Titre approprié pour le destinataire
- Corriger les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire
La meilleure première impression
Une lettre formelle donne souvent la première impression de vous à un professionnel que vous n'avez pas rencontré. Suivez les directives de formatage standard et vous serez pris au sérieux et respecté.
