Comment rédiger des rapports commerciaux

À mesure que votre entreprise se développe, la rédaction de rapports commerciaux formels est inévitable. Ces rapports portent sur plus que des chiffres et des faits. Ils sont le visage de votre entreprise et doivent être professionnels et bien rédigés pour laisser la meilleure impression. Quel que soit le contenu ou le public, il existe une méthode de base que vous pouvez suivre pour créer votre rapport.

7 étapes pour rédiger un rapport d'activité

Les rapports réussis nécessitent une planification afin que vous puissiez transmettre les informations clairement. Si votre entreprise a des rapports d'activité antérieurs dans ses dossiers qu'elle considère comme réussis, examinez-les pour avoir une idée de ce qu'elle recherche. Que des exemples de rapports précédents soient disponibles ou non, suivez ces étapes lors de la création d'un rapport d'activité.

1. Déterminer le but du rapport

Il existe de nombreux types de rapports commerciaux. La première étape consiste à déterminer pourquoi vous rédigez le rapport. Ce rapport est-il destiné au conseil d'administration de l'entreprise ? Est-ce unrapport financier annuelpour les actionnaires ? Êtes-vous en train d'écrire unrapport pour évaluer un employé? Est-ce unrapport d'incidentlié à un accident du travail ? Comprendre la raison du rapport vous aide à sélectionner les informations nécessaires pour le public visé.

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2. Identifier et s'adapter au public

Votre style d'écriture doit respecter votre public. Le niveau d'éducation de l'écriture doit correspondre à ceux qui liront le rapport. Les employés peuvent ne pas avoir besoin de toutes les données dont les dirigeants de l'entreprise peuvent avoir besoin. Une organisation extérieure peut ne pas avoir besoin d'accéder à des informations considérées comme classifiées par votre entreprise. Le rapport peut s'adresser à plusieurs publics à la fois ; vous devrez peut-être intégrer les préoccupations de chaque groupe dans une seule version ou peut-être en rédiger plus d'une pour vous concentrer sur chaque public.

3. Rassembler et organiser la recherche

Rassemblez toutes les données qui seront couvertes dans le rapport. Cela peut inclure plusieurs choses :

Rapports de vente
Projections
Rapports de présence
Dépenses
États financiers
Statistiques de production

Vous devrez peut-être recueillir des données supplémentaires, telles que des entretiens,analyse client, ou des informations sur les concurrents pour une vue plus complète. Un autre point à retenir est que vous devrez expliquer les méthodes et les procédures que vous avez utilisées pour collecter vos données. Cela ajoute de la crédibilité aux résultats et permet aux lecteurs de faire confiance à vos informations.

4. Faites l'analyse

À ce stade, vous devez prendre les données dont vous disposez et leur donner un sens. Vous avez déjà déterminé les raisons pour lesquelles vous avez rédigé ce rapport - vous devez maintenant prendre les données et essayer de les traiter. Interprétez les données, comprenez ce que ces données signifient et en quoi elles pourraient être utiles pour les lecteurs. A quelles questions répondent les données ?

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leAnalyseest un élément clé du rapport d'activité ; vous devriez être en mesure de proposer des conclusions et des recommandations à l'aide de cette analyse. Par exemple, dans le cas d'une expansion, vous voudriez évaluer les coûts de l'expansion et les revenus attendus. Vous examineriez également les raisons de l'expansion, telles que l'augmentation de la demande et les objectifs à long terme de l'entreprise, ainsi que les forces, faiblesses, opportunités et menaces pertinentes via unAnalyse SWOT.
Pour une lecture plus facile, vous devrez peut-être également créer des graphiques, des tableaux ou des graphiques pour vos données et votre analyse. Cela donne aux lecteurs les chiffres ou les puces sous une forme facile; cela peut également aider si vous devez faire une présentation de diapositives avec votre rapport.

5. Mettre en forme le rapport

Après avoir effectué la recherche et analysé les données, l'étape suivante consiste à formater le rapport. La plupart des rapports commerciaux contiennent des sections spécifiques ; vous pouvez développer uncontourqui comprend les données de chacune de ces parties.

Résumé - Ceci est un résumé des points clés du rapport, y compris les recommandations.
introduction - Ceci détaille pourquoi le rapport est rédigé.
Résultats/Données - Cela contient la recherche, l'analyse et tous les graphiques et tableaux.
Conclusion - Cette section contient le résumé de la section des résultats.
Recommandation s - Quelles sont les suggestions basées sur les constatations et les conclusions du rapport ?

Lors de la création du plan, vous devez dresser une liste des sujets et sous-sujets importants, puis organiser vos sujets dans un ordre logique. La plupart des rapports fonctionnent mieux avec une organisation sujet-sous-sujet, mais utilisez un autre format s'il convient mieux à vos données.

6. Écrivez-le

En utilisant votre plan comme cadre, vous pouvez ensuite rédiger un brouillon du rapport en utilisant les éléments d'information que vous avez recherchés ou analysés. L'objectif est de mettre vos pensées et points clés sur papier - cette version n'a pas encore besoin d'être grammaticalement parfaite ou formatée correctement. Vous pouvez modifier le papier plus tard.

7. Passez en revue les principaux points du résumé

Le résumé peut être rédigé en dernier sous forme de version abrégée du rapport global ; de nombreuses personnes attendent la fin de l'article avant d'écrire cet aperçu. Ce résumé doit comprendre :

Une brève déclaration sur l'objet du rapport : Un exemple de début pourrait être : « Notre entreprise cherche à étendre ses activités à de nouveaux territoires. Ce rapport passe en revue nos capacités actuelles et ce qui serait nécessaire pour passer à d'autres domaines.'
Informations générales importantes : Un exemple d'informations contextuelles pourrait être : « La société XYZ vend actuellement des produits et des services dans une région de trois États et emploie 300 personnes. Chaque État supplémentaire ajouté nécessiterait 500 000 $ de capital et 75 travailleurs supplémentaires.
Principales constatations ou données : À l'aide des informations que vous avez incluses dans votre rapport, vous devez signaler les analyses clés que vous souhaitez que le lecteur connaisse. Par exemple : « Pour s'étendre dans 2 États supplémentaires, l'entreprise XYZ devrait embaucher 150 employés supplémentaires et construire 2 nouvelles usines. Chaque usine devrait générer 750 000 $ de revenus la première année après son achèvement.
Principales conclusions : Dans cette section, vous devez résumer ce que disent les résultats. Par exemple, il serait important de dire : « La mise en place des éléments nécessaires nécessiterait 1 million de dollars de dépenses en capital et 3 mois pour achever la construction. Les revenus projetés de cette expansion sont de 1,5 million de dollars.
Les recommandations les plus importantes : Inclure les recommandations. Que doit faire l'entreprise avec les informations que vous avez présentées dans le rapport ? Un exemple est « La société XYZ devrait planifier son expansion dans 2 États et allouer 1 million de dollars à la construction prévue.

Le résumé doit contenir suffisamment d'informations pour qu'un cadre occupé puisse lire cette partie du rapport et avoir une bonne idée du document lui-même. Dans certains cas, le résumé peut être tout ce qui est lu. Idéalement, le résumé devrait être d'une page ou moins. Revoir ceciexemple de résuméà titre indicatif.

Problèmes courants de rapport d'entreprise à éviter

Il y a certains problèmes généraux à éviter lors de la rédaction d'un rapport d'activité.

Surveille ton langage: Gardez le langage formel pour maintenir la bienséance.
Verbosité: Soyez concis. N'utilisez pas dix mots si deux suffisent.
Trop de jargon : Ne l'utilisez pas si vous pouvez l'éviter. Si vous devez utiliser du jargon, définissez le terme la première fois que vous l'utilisez.

Assurez-vous que votre rapport est fluide et que les données, les conclusions et les recommandations s'intègrent toutes les unes dans les autres. Le lecteur devrait être capable de suivre le raisonnement qui montre comment vous êtes arrivé à vos derniers points.

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Remplir un rapport efficace

Après avoir terminé votre premier brouillon, il est temps de réviser. Tous les rapports d'activité bénéficieront d'une relecture.Relecturele rapport vous aide à rédiger un rapport efficace qui atteint les objectifs de votre organisation. Prenez votre temps et gardez un œil sur les détails, et vous pouvez rédiger des rapports commerciaux efficaces et professionnels.